Que faire face au nombre croissant des emails en entreprise ?
Depuis l’avènement de l’Internet, les emails sont devenus un moyen de communication incontournable, que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle. Dans le monde du travail, les emails sont utilisés pour communiquer avec les collègues, les clients et les fournisseurs. Toutefois, ces dernières années, on assiste à une augmentation significative du nombre d’emails inutiles. Cette tendance a des conséquences négatives pour les entreprises et les employés, qui voient leur productivité diminuer. Dans cet article, nous allons examiner les raisons de cette augmentation, les conséquences pour les entreprises et les employés, ainsi que les solutions possibles pour réduire son impact.
L’augmentation du nombre d’emails inutiles
Les raisons de l’augmentation
- La facilité d’envoi des emails
- Les outils de gestion des emails inefficaces
- La culture de la communication en temps réel
Avec des boîtes de réception surchargées et des filtres anti-spam peu performants, les employés peuvent passer un temps considérable à trier leurs emails. Ce qui participe à réduire leur productivité.
La culture de la communication en temps réel, où l’on s’attend à recevoir une réponse immédiate à chaque message envoyé, peut également contribuer à l’augmentation du nombre d’emails inutiles. Les employés qui utilisent leur messagerie emails comme une messagerie instantanée, peuvent se sentir obligés de « chatter » en répondant rapidement à chaque email, même si celui-ci n’est pas urgent ou important, entraînant une surcharge des boites mails.
Les chiffres de l’augmentation
- Selon une étude de McKinsey, un employé passe en moyenne 2,6 heures par jour à lire et répondre aux emails.
- Selon une autre étude, 56 % des emails reçus sont des spams ou des emails non pertinents.
- Le nombre d’emails envoyés et reçus devrait atteindre 347 milliards par jour en 2023.
Près de 30 % de la journée de travail, ce qui est considérable, est consacrée à la gestion des emails. C’est la deuxième tâche la plus chronophage pour les employés, après les réunions. D’autant que plus de la moitié des emails qui arrivent dans les boîtes de réception ne nécessitent pas de réponse ou n’ont aucune utilité professionnelle.
La production d’e-mails à des fins de marketing est devenue un processus courant pour la plupart des entreprises. Cela peut prendre en moyenne une dizaine de jours pour concevoir et diffuser un e-mail et, donc, représenter un temps considérable. Mais pas seulement : car malheureusement, cette pratique aboutit trop souvent à la réception de newsletters non sollicitées (spams). Aussi, c’est ce temps de « dépollution » d’emails inutiles dont il faut aussi tenir compte.
Les conséquences pour les entreprises et les employés
Les conséquences pour les entreprises
Pour les entreprises, cela peut entraîner une diminution de la productivité des employés car ces derniers passent beaucoup de temps à gérer leur boîte de réception. Cela peut également causer une perte de temps et d’argent pour l’entreprise car les employés ne sont pas en mesure de se concentrer sur des tâches importantes. En outre, il existe un risque de perte d’informations importantes dans la masse d’emails, ce qui peut avoir des conséquences graves pour l’entreprise.
Les conséquences pour les employés
Du côté des employés, la gestion des emails peut entraîner du stress et de la fatigue car cela représente une tâche supplémentaire à gérer dans leur travail quotidien. Cette surcharge de travail peut également rendre difficile la concentration sur les tâches les plus importantes. Enfin, cela peut augmenter le risque de burn-out, car la surcharge de travail peut devenir trop importante pour les employés.
Les solutions pour réduire l’impact des emails inutiles
Les solutions techniques
D’un point de vue technique, il est possible d’utiliser des outils de gestion des emails efficaces qui permettent de trier les emails importants des emails inutiles. Ces outils peuvent également inclure des filtres anti-spam performants qui permettent de réduire le nombre d’emails non pertinents. Une autre solution technique est de limiter le nombre d’emails envoyés en entreprise en encourageant l’utilisation d’autres moyens de communication plus adaptés à certaines situations, comme les appels téléphoniques ou les outils de messagerie instantanée.
Les solutions organisationnelles
D’un point de vue organisationnel, il est important d’encourager une culture de la communication plus efficace. Cela peut se faire en sensibilisant les employés à l’utilisation responsable des emails, en limitant les réunions inutiles et en préférant, autant que possible, les communications en face à face pour les sujets qui le nécessitent. Il peut également être utile de mettre en place des règles d’utilisation des emails au sein de l’entreprise, telles que la suppression régulière des emails non pertinents et la limitation de la réponse à tous.
Stop aux emails inutiles : plus de productivité, plus de bien-être au travail !
L’augmentation du nombre d’emails inutiles dans le monde du travail est une tendance préoccupante qui a des conséquences négatives pour les entreprises et les employés. Toutefois, il existe des solutions techniques et organisationnelles pour réduire son impact. Les entreprises doivent prendre des mesures pour encourager une communication plus efficace et sensibiliser les employés à l’utilisation responsable des emails. Cela permettra de réduire le temps passé à la gestion des emails inutiles et d’améliorer la productivité et le bien-être des employés.
Michael Bouvard, 5.01.2023 – Formation Suisse Romande
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