La gestion de la paie

La loi fédérale sur l’archivage oblige les employeurs à conserver fiches de salaires, certificats annuels, contrats de travail, données personnelles salariées, formulaires d’annonces aux institutions sociales et assurances, etc. pendant 10 ans après la clôture du premier exercice, sous leur forme originale.

Depuis 2011, les fichiers électroniques sont explicitement admis comme preuve, au même titre qu’un document papier. Le conseil fédéral encourage la numérisation et précise qu’un titre établi sur support numérique peut être considéré comme fiable dès lors que le processus respecte certaines règles…

Sauf clause contraire d’un contrat type ou d’une convention collective ou autres termes prévus par accord, le salaire est versé à la fin de chaque mois.

Selon le code des obligations, l’employeur doit remettre une fiche de paie aux travailleurs. Cette fiche doit fait apparaître les déductions et suppléments.

La part de la rémunération retenue par l’employeur doit être versée aux différentes institutions.

L’assurance sociale a plusieurs composantes :

• L’assurance vieillesse et survivants (AVS)
• L’assurance invalidité (AI)
• L’assurance perte de gain (APG)
• L’assurance chômage (AC)
• L’assurance en cas d’accident (Accident professionnel, Maladie professionnelle / Accident non-professionnel selon conditions requises) (LAA)
• La prévoyance professionnelle (LPP)

Les autres retenues salariales peuvent être :

• L’impôt à la source
• La saisie sur salaire
• Le remboursement d’un prêt ou le rachat de cotisation