Formation Assistance Administrative
Assister la Direction et l’administration de l’entreprise
D’une manière générale, l’assistance administrative peut être définie par l’ensemble des tâches courantes de bureau qui peuvent être délégué à un assistant ou une assistante pour alléger la charge de travail d’un cadre ou des autres services métiers de l’entreprise.
Synonymes : secrétariat, emploi de commerce, assistanat de Direction, secrétaire, assistante, assistant
La gestion administrative
La gestion administrative regroupe un ensemble tâches dévolues à l’administration et à l’accueil. Parmi elles, il y a la rédaction de courrier et le classement administratif.
L’assistante administrative et commerciale gère le secrétariat, le suivi des dossiers, le planning des rendez-vous et des tableaux de bord. Cela inclus souvent l’accueil par téléphone, par email ou en présentiel voire des tâches de télémarketing
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Assistance Administrative
L’assistance administrative est nécessaire dans tous les secteurs d’activités. Suivant les secteurs, il s’ajoute des spécialisations du métier comme dans la justice ou le médical. Quand l’assistant administratif est en contact avec la clientèle, on fait référence également au terme Employé de Commerce. Si l’assistance administrative concerne des Directeurs, on parle d’Assistant ou Assistante de Direction. Le terme Secrétaire ou Secrétaire de Direction est également utilisé. Pour les services on parle du service administratif ou secrétariat que l’on précise suivant l’orientation et le métier : secrétariat RH, service administratif et comptabilité, secrétariat médical, etc.
Quels sont les tâches courantes de l’assistanat administratif ?
En dehors des tâches spécifiques du service, les tâches courantes sont la gestion et la distribution d’information (dont le courrier, les emails, le répondeur), la réception d’appel téléphonique, l’enregistrement de mémo, la maintenance des fichiers de données comme la saisie d’information client, la gestion de l’agenda, la prise de rendez-vous.
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